In 2019 werd de Gemeente Hoeksche Waard tot leven geroepen, vijf gemeenten en drie gemeenschappelijke regelingen die samengevoegd werden tot één grote organisatie. Voor de buitendienst betekende dat een herindeling en verhuizing naar een centraal pand. Op advies van Marc Kickert, teamleider Beleid en Beheer Openbare Ruimte bij Gemeente Hoeksche Waard, werd de hulp ingeschakeld van Robin van Genderen, organisatieadviseur bij SQALE om het veranderproces te ondersteunen en begeleiden. We ontmoeten Marc en Robin op de nieuwe centrale locatie die inmiddels twee maanden open is.
“De buitendienst is een servicegerichte afdeling en onderhoudt de complete buitenruimte van de gemeente Hoeksche Waard”, vertelt Marc. “Tweeënhalf jaar geleden zijn we van vijf buitendiensten naar één gegaan, een groot traject waar veel onderdelen samenkomen: de gemeenteraad, gebouwen, personele zaken, arbeidsvoorwaarden, etc. Er gaat ineens heel veel veranderen voor de mensen in het werkveld. De uitdaging was om deze mensen mee te nemen in het proces. Sommigen werkten misschien wel twintig jaar lang voor een gemeente op een bepaalde werkwijze. Dan is deze samenvoeging een grote ommezwaai.”
Door samenvoeging naar één buitendienst veranderden niet alleen functies, ook de structuur van de buitendienst veranderde. “Je gaat op grotere schaal werken en dat betekent ook anders de markt op en met andere partijen samenwerken. Waar een medewerker vroeger de verantwoordelijkheid had voor drie dorpen, is dat gebied nu veel groter. Dat vereist een andere manier van werken, meer uitbesteden en zaken uit handen geven. Dat is voor veel mensen wennen.”
Klankbordgroep
Robin is vanaf het begin betrokken geweest bij het project. “In de eerste fase hebben we de grove lijnen geschetst: waar wil de buitendienst naartoe en wat zijn de plannen voor huisvesting? Dat deden we met een projectgroep en een klankbordgroep om zoveel als mogelijk mensen te betrekken en draagvlak te creëren en te behouden. Later ontstond er een fijn ontwerp, waarin de grove lijnen zijn uitgekristalliseerd en er concrete keuzes gemaakt werden over huisvesting. De keuze viel op de huidige centrale locatie met een aantal steunpunten.”
Om het ideaalplaatje werkbaar te maken, moeten de plannen onderweg in het proces wel eens genuanceerd worden, volgens Marc. “Zo is er bijvoorbeeld een steunlocatie gekomen op een plek die niet in de planning stond. Die locatie was voor het proces niet de beste keuze, maar voor de mensen en het werk wel. Dat is voor mij het belangrijkste. In een reorganisatie hoor je mensen mee te nemen in het proces. Niet overal hebben zij een keuze, maar waar dat wel mogelijk was, hebben we zoveel mogelijk gekeken hoe we kunnen bijschaven om het werk voor mensen prettiger te maken. Je kunt niet iedereen tevreden stellen, maar er zijn veel mensen die wél blij zijn met de verandering. Die zien hun werk uitdagender worden.”
Hobbels wegnemen
De stap naar de nieuwe locatie was voor sommige medewerkers een hobbel. Robin: “Deze locatie is nu twee maanden open. Sommige mensen hikten er heel erg tegenaan om vanuit deze locatie te gaan werken. Inmiddels is die hobbel genomen, zijn we hier gestart en merk je dat bij veel mensen een zorg is weggehaald en ze hun weg weer gevonden hebben.”
“We hebben er ook wel voor gezorgd om zo min mogelijk hobbels te creëren”, vult Marc aan. “Een nette kantine, goede werkplekken, en dergelijke. We wilden dit goed neerzetten om ervoor te zorgen dat mensen zo snel mogelijk kunnen wennen aan de nieuwe situatie. Daar hoorde bijvoorbeeld ook een openingsfeest met een barbecue bij om mensen zich snel thuis te laten voelen en de hobbels weg te nemen.”
Van theorie naar praktijk
Marc kijkt positief naar de bijdrage van Robin in het proces. “Hij is er van begin tot eind bij geweest, van het samenvoegen van de buitendienst tot de keuze voor de nieuwe locatie en het pand dat daarbij hoort. De kracht van Robin is dat hij van structuren en theorie, ook de vertaling kan maken naar de praktijk. Sommige zaken lijken makkelijk zakelijk op te lossen, maar ook daar zit een dynamiek achter en mensen die ermee te maken hebben. Het maakt de rol van Robin uniek dat hij die mensen ook al tweeënhalf jaar volgt en vanuit die relatie met ze samenwerkt.”
Het project was voor Robin ook een leervolle ervaring. “Om van de grote lijnen naar concrete uitwerking te gaan was voor mij heel leerzaam. Juist het realiseren van de plannen heeft me veel energie gegeven. En ook extra doen beseffen dat een ontwerp op papier concreet iets gaat betekenen voor de mensen die ermee gaan werken. Het maakt dat ik wat voorzichtiger ben geworden en nog meer het belang inzie van het meenemen van mensen in de plannen die je maakt.”
Samen met SQALE werken aan organisatieverandering of -inrichting? Ga naar de website van SQALE en ontdek meer over onze dienstverlening. We gaan het samen aan!
