Wie in horecaland wil overleven, ontkomt niet aan automatisering. Met de aanschaf van alleen slimme systemen voor kassa, reservering en personeelsmanagement ben je er echter niet. Zo weet intussen ook SEB Horeca, dat in Noord-Holland twee strandpaviljoens, een grand-café/restaurant en een restaurant in het duingebied exploiteert. “Elk systeem levert waardevolle data, maar met een dashboard dat al deze systemen ontsluit, kun je pas echt sturen op belangrijke zaken als: omzet, inkoop en personeel.”
Het is bijna lunchtijd als Bart Valkering op een grijze septemberdag vanuit zijn strandpaviljoen naar buiten kijkt. Een blik op het strand leert dat er volop wandelaars uitwaaien aan zee. Prima weer voor koffie met gebak of een stevige lunch, weet hij uit ervaring. De mede-eigenaar van Nautilus in Egmond aan Zee werkt vanaf zijn studententijd (2005) in de populaire strandtent. “Dan weet je op basis van het weer meestal wel of de dagomzet goed wordt.” Toch wil de exploitant meer grip op zijn bedrijfsvoering en niet blind varen op ervaring en gevoel. Hij wil gericht werken aan groei, meer winst en in de toekomst een extra zaak openen. Bovendien wil het overkoepelende concern, SEB Horeca, de prestaties van de verschillende horecazaken tegen elkaar kunnen afzetten. Door het gebruik van verschillende systemen was dat tot voor kort een zeer tijdrovende klus.
Datagedreven bedrijfsvoering
Dankzij een datagedreven bedrijfsvoering heeft de horecabaas voortaan in een oogopslag alle belangrijke stuurinformatie op een rij. Bart: “De digitale mogelijkheden worden steeds groter. Je hebt automatisering ook nodig om je processen te kunnen controleren en sturen. Tel daarbij op dat goed horecapersoneel schaars is en je weet waarom we dit zo serieus nemen.” Als voorbeeld wijst hij naar het bordje op elke tafel met een QR-code erop. “Is er even geen personeel in de buurt of wil je gewoon een extra rondje bestellen? Dan scan je de code en geef je zo zelf je bestelling aan de bar door. Van alle bestellingen krijgen we zo’n 12% door via QR. Je ziet dat mensen zo toch sneller wat bestellen en we meer omzet per tafel behalen.”
In een oogopslag alle stuurinformatie
Naast de slimme bestellingen via QR-codes werkt SEB horeca met het kassasysteem Index (Aloha) en personeelssysteem Nostradamus voor de planning. “Allemaal prachtige systemen waar we veel waardevolle data uithalen. Maar eerlijk is eerlijk. Wil je alle belangrijke data naast elkaar kunnen zien, dan moet je nóg een slag maken. De bak met data is simpelweg te groot om zinnige verklaringen te kunnen geven voor afwijkende cijfers. Het was wel te traceren, maar het kostte me serieus uren om inzicht te krijgen. Hoe anders is dat nu!”
Dankzij Growteq heeft SEB Horeca nu alle gewenste data op een rijtje in een dashboard. “Het inzicht gaat verder dan dat we op basis van de verwachte omzet alleen de kosten en het resultaat achteraf zien op basis van personeelskosten. We kunnen nu gericht sturen en zijn in control over de financiële cijfers. We halen bovendien informatie boven die ons helpt de juiste marketing te voeren en gerichte inkopen te doen. Bij een bepaalde temperatuur wordt bijvoorbeeld veel citroenijs verkocht. Daar zetten wij in onze campagne dan op in. Ook zien we het meteen als iets uit de pas loopt. Dat een personeelslid fors meer of minder omzet draait dan de anderen. Dat een gerecht niet loopt en we minder kunnen inkopen of het anders moeten bereiden. Vroeger duurde het maanden voordat we daar eens achterkwamen. Dan aten we zelf de biefstukken op die niet verkocht werden. Lekker, maar die verkoop ik eerlijk gezegd liever aan mijn gasten.” Bart vertelt dat hij dankzij het dashboard zijn collega’s ook beter maakt in hun werk. “Als de kok ziet dat het goed gaat met de inkoop en dat hij goede gerechten heeft, dan motiveert dat enorm. Hetzelfde geldt voor bedienend personeel. We kunnen op tafelniveau de cijfers bekijken. Daar haal je veel informatie uit voor functioneringsgesprekken.”
De inzet van Growteq
Bart is erg te spreken over Growteq. “We hadden via de leverancier van ons kassasysteem gehoord over wat zij voor andere horecabedrijven hebben gedaan. Dat sprak ons aan. Ze hebben eerst onze KPI’s waarop we willen sturen omschreven en hierop een dashboard op maat gebouwd. Het project is in fases opgeleverd. Heel fijn, dan houd je grip op het eindresultaat.” Bart prijst de communicatie, bereikbaarheid en het inlevingsvermogen van de medewerkers van Growteq. “We zijn zo tevreden dat we komende tijd nog veel meer dashboards op maat laten ontwikkelen. Qua investering viel ons de prijs ook nog mee.”
‘Geen geklooi meer’
Bart kijkt tevreden naar buiten. Een zonnetje priemt door het wolkendek. Het terras zit intussen vol lunchgasten. In het kassasysteem lopen de bestellingen binnen. “Daar heb ik geen omkijken meer naar. Mijn dashboard vertelt me hoe het ervoor staat. Nog maar 4 jaar geleden zaten ik ’s avonds na sluiting met de hand alle urenbriefjes op te tellen, te controleren en in te voeren. Dan raakte je weer briefjes kwijt, ging er een fles bier overheen of blies een windvlaag je bonnen weg. Dat geklooi is gelukkig al even over. Ongelooflijk hoe hard de ontwikkelingen gaan.”
