Bij de verkoop van goederen aan ondernemers uit andere EU-lidstaten komt vaak veel kijken. Keuzes die worden gemaakt wat betreft levering en vervoer, hebben gevolgen voor de wijze waarop gefactureerd moet worden voor de btw. Zeker bij zogenoemde afhaaltransacties is het belang van een juiste documentatie van groot belang. Zaken die op het oog van ondergeschoven belang zijn, kunnen tot grote btw-claims van de Belastingdienst leiden en zelfs desastreuze financiële gevolgen hebben voor uw onderneming. In deze blog vertellen wij u meer over de documentatieverplichtingen bij afhaaltransacties, welke regels per 1 april 2024 worden verduidelijkt en aangescherpt.   

Wat zijn afhaaltransacties?

Afhaaltransacties zijn goederenleveringen aan ondernemers uit andere EU-landen, waarbij uw klant de goederen zelf bij u in Nederland afhaalt of laat afhalen. Onder voorwaarden mag u in deze gevallen met 0% btw factureren. Dat lijkt logisch, uw klant vervoert de goederen immers naar het buitenland. Er is dan sprake van een intracommunautaire levering die met 0% btw is belast.  

Wat veel ondernemers echter over het hoofd zien is dat op de leverancier die het 0% btw-tarief toepast een strikte bewijslast rust.  Als de ondernemer niet over de vereiste documentatie beschikt, kan toepassing van het 0% btw-tarief worden geweigerd. De Belastingdienst beschouwt de levering dan als een lokale levering in Nederland en verhaalt de verschuldigde btw op de leverancier. Voor ondernemers die werken met afhaaltransacties is een juiste documentatie dan ook van extra groot belang, omdat zij voor bewijsstukken veelal afhankelijk zijn van documentatie en verklaringen die de afnemer moet verstrekken.  

Quick fixes

In 2020 heeft de Europese Unie de ‘quick fixes’ ingevoerd om de internationale goederenhandel te bevorderen. Op grond van deze ‘vereenvoudigingen’ moeten ondernemers voor toepassing van het 0% btw-tarief bij afhaaltransacties over de volgende documenten beschikken:

Aanscherping en verduidelijking van de bewijslast per 1 april 2024

Per 1 april 2024 wordt het Besluit Toelichting Tabel II, waarin de Staatssecretaris van Financiën de toepassing van het 0% btw-tarief heeft toegelicht, geactualiseerd. Met dit besluit worden de voorwaarden voor toepassing van het 0% btw-tarief verder aangescherpt en verduidelijkt. Voor afhaaltransacties zijn in het nieuwe Besluit drie belangrijke wijzigingen te herkennen:

1. Bij gebruik van een afhaalverklaring kan voortaan alleen de afnemer zelf of een werknemer van de betreffende afnemer, de goederen in ontvangst nemen. Is er geen sprake van een vaste afnemer, dan dient de leverancier in beginsel 21% of 9% btw in rekening te brengen. De Staatssecretaris beschrijft in het Besluit helaas niet wanneer sprake is van een ‘vaste afnemer’. Wij gaan ervan uit dat het nultarief in de praktijk ook kan worden toegepast in situaties dat geen sprake is van een bestaande klantrelatie, op voorwaarde dat de leverancier voldoende zorgvuldig is en hij mag aannemen dat sprake is van een bonafide klant.
   
   
2. In bijzondere gevallen wordt voortaan toegestaan dat een afhaalverklaring achteraf wordt opgemaakt. Deze achteraf opgemaakte afhaalverklaring dient op dezelfde wijze als iedere andere afhaalverklaring te worden opgemaakt. De Staatssecretaris geeft helaas niet aan wanneer sprake is van ‘bijzondere gevallen’, maar stelt dat dit aan de inspecteur is om te beoordelen.  Wij adviseren daarom om eerst in overleg te treden met de inspecteur of sprake is van een bijzonder geval, alvorens er een afhaalverklaring achteraf wordt opgesteld. Om naheffingsaanslagen te voorkomen, adviseren wij om in dergelijke gevallen in eerste instantie met 21% of 9% btw te factureren en het overleg met de Belastingdienst af te wachten, alvorens het nultarief wordt toegepast.
   
   
3. Verder moet de leverancier (extra) zorgvuldig zijn bij het toepassen van het 0% btw-tarief bij afhaaltransacties. Betaalt een nieuwe afnemer bijvoorbeeld contant, dan is dat een sterke aanwijzing dat het nultarief niet mag worden toegepast. Ook als de leverancier weet dat de afnemer in het verleden onregelmatigheden heeft gehad met de btw, mag hij er niet vanuit gaan dat het 0% btw-tarief mag worden toegepast.
   
   

Model afhaalverklaring

De Staatssecretaris heeft in het geactualiseerde Besluit een aangepast model voor de afhaalverklaring opgenomen. U kunt dit model hier downloaden.

Advies

Werkt u met afhaaltransacties? Het geactualiseerde Besluit van 1 april 2024 kan invloed hebben op uw facturatie en de wijze waarop u transacties documenteert. U zal hierover duidelijke afspraken moeten maken met uw klant. In de praktijk kunnen klanten wat weerbarstig omgaan met het aanleveren van de juiste documentatie. Wij raden aan om bij het ontbreken van de benodigde bewijsstukken of bij twijfel aan de betrouwbaarheid van de afnemer voorlopig btw in rekening te brengen. Uw klant zal hierdoor sneller bereid zijn om de juiste bewijsstukken aan te leveren, zodat hij de betaalde btw van u terug kan krijgen.

Contact

Vragen over afhaaltransacties? Ons btw-team denkt graag met u mee (btw@visser-visser.nl).