De verwerking van inkoopfacturen kun je op verschillende manieren gemakkelijker maken. Denk aan facturen digitaliseren, maar ook aan het gebruiken van betaalbestanden. Vorige week sprak ik een administratieve medewerker van een mooie klant met een leuk bedrijf en een uniek product. In ons gesprek over de automatisering van de administratie kregen we het ook over de manier waarop ze betalingen uitvoert. Voor ons een vast onderdeel op de checklist die we ontwikkelden om elke mogelijkheid die het administratieve proces leuker en vooral makkelijker maakt te benutten. En voor de klant een onvermijdelijke en terugkerende handeling in het bijhouden van de administratie.
Makkelijker en beter
Haar veelzeggende antwoord: ‘Dat wil je niet weten’. OK, als ik zo’n antwoord krijgt, dan weet ik direct genoeg. Inderdaad: elke factuur werd handmatig als betaling ingevoerd op de website van de bank. Dat betekent dus dat elke factuur minstens twee keer een handeling ondergaat waarbij gegevens worden overgenomen om in een systeem te stoppen. Dubbel werk, maar bovendien ook extra kans op fouten.
Wat zo leuk is aan het krijgen van dit soort antwoorden is dat ik bijna altijd merk dat het met zelfspot wordt uitgesproken. Dat kan natuurlijk komen omdat iemand het zichzelf hoort zeggen. Alsof je je betrapt voelt, of door de mand valt. Ik kan u geruststellen: dat is niet nodig, want nog steeds blijkt dat u niet de enige bent als u het hierboven proces herkent omdat het ook nog de gang van zaken in uw organisatie is. Ik bekijk het juist positief: blijkbaar voelen we allemaal aan dat deze manier van werken echt niet meer hoeft in 2021 en dat het echt veel makkelijker en beter kan. Die vanzelfsprekendheid moeten we dus vooral benutten. Want het kost niks en het is gemakkelijk te realiseren.
Betaalbestanden genereren
Hoe pak je dit aan? In verreweg de meeste boekhoudprogramma’s is het na het invoeren van de inkoopfacturen een fluitje van een cent om een betaalbestand te genereren. Dit ziet er uit als een tekst- of xml-bestandje waarin alle informatie over te betalen facturen is opgeslagen en die heel gemakkelijk via internetbankieren kan worden geïmporteerd. Dat betekent dus dat alle invoer van gegevens tijdens het inboeken van een inkoopfactuur wordt hergebruikt voor het verrichten van de betaling. Na importeren van het betaalbestand is het alleen nog een kwestie van fiatteren en verzenden. Erg gemakkelijk én betrouwbaar. Zeker als degene die het betaalbestand maakt en importeert een ander is als degene die de betalingen fiatteert en verzendt. Maar die check is binnen het ouderwetse proces ook altijd wenselijk.
In sommige combinaties van boekhoudpakket en huisbankier is het zelfs mogelijk het betaalbestand direct naar de bank te sturen. Zelfs het importeren van het betaalbestand is dan niet meer nodig. Fiatteren en verzenden, binnen een minuut is het geregeld. En zonder risico op fouten!
Grip op uw betalingen
Uiteraard wilt u grip hebben op de betalingen die u doet. Dat regelt u gemakkelijk doordat u zelf kunt bepalen welke facturen u in een betaalbestand wilt opnemen, of doordat u het werken met een betaalbestand combineert met een fiatteringsapp. Wilt u hierover, of over het werken met betaalbestanden meer informatie, neem dan contact met ons op. We helpen graag!
