De meeste zorginstellingen starten in het vierde kwartaal traditiegetrouw met het opstellen van de begrotingen voor het volgende boekjaar. Elke instelling die met geldstromen te maken heeft doet dit tenslotte, helemaal als u werkzaam bent in het sociale domein van de zorg. Maar in de eerstelijnszorg kom ik de begroting nauwelijks tegen. Een gemiste kans! Zeker als u wilt innoveren!

Waarom een begroting opstellen?

Volgens het woordenboek is een begroting een ‘voorlopige berekening van inkomsten en uitgaven voor het komende jaar’. Dan komt echter meteen de vraag op: met welk doel zou u een begroting opstellen?

Mogelijke redenen:

• Voor het opstellen van een ondernemersplan bij de start of overname van een praktijk.
• Voor het bepalen van de financieringsbehoefte en -aanvraag bij een bank of vermogensverschaffer.
• Voor het verkrijgen van een subsidie bij de gemeente of het rijk. 
• Als basis voor de jaarlijkse kostprijsberekening.
• Om te bepalen welke maatregelen moeten worden genomen om uw praktijkresultaat te verbeteren.
• Voor het opmaken en doorrekenen van innovatieplannen en investeringen

Uit onderzoek is gebleken dat ondernemers die actief en bewust met begrotingen werken succesvoller zijn, omdat ze gericht sturing geven aan hun praktijk. Daarmee raken we mijns inziens aan het belangrijkste doel van begroten. Als ondernemer heeft u namelijk een missie, visie en strategie. Noem het gerust een droom. Een begroting is een doel, en een doel is een droom met een deadline. Door een begroting te maken weet u als ondernemer of u uw doelen het komende jaar kunt realiseren en wat daarvoor nodig is. Serieus nadenken over de begroting leidt automatisch tot nadenken over uw ondernemersdroom.

Verbinding tussen begroting en doel

Als accountant in de zorg kom ik veel begrotingen of prognoses tegen. Van de meeste prognoses word ik niet heel warm. Voor de bepaling van de omzet en kosten is het uitgangspunt de realisatie van het lopende jaar of de vorige begroting en daar wordt dan een bepaald percentage bij opgeteld. De uitkomst is vaak een iets hoger verwacht resultaat onder aan de streep. Dit is begroten volgens de omgekeerde kaasschaafmethode. Overal een beetje aan schaven, maar uiteindelijk geen echte keuzes maken. Op deze manier legt u geen verbinding tussen de begroting en het doel van uw praktijk. 

Maak daarentegen eerst uw praktijkdoel voor het komende jaar helder en maak keuzes. Waar ga ik mij op focussen, wat doe ik wel en wat doe ik niet. Heb eens het lef om te beginnen met een blanco begroting. Hoe zou u begroten als u volgend jaar de hele praktijk opnieuw zou mogen opzetten? Als u bijvoorbeeld wilt groeien, meer tijd wilt inruimen voor de patiënt, minder druk in de praktijk wilt leggen, wilt toewerken naar een exit of overname? U zult moeten focussen op de agendaplanning, aantallen patiënten, capaciteit, kwaliteit van personeel, betere kengetallen. Zo loopt u de hele winst- en verliesrekening door. Van omzet en personeelskosten tot marketing- en huisvestingskosten.

Duurzaamheid

Betrek hierin ook het duurzaamheidsaspect. Waarin kan ik verduurzamen en wat mag mij dat kosten? Bijvoorbeeld: meer digitaal, minder (plastic)afval, een hoger energielevel van uw praktijkpand, elektrisch rijden, duurzame inzetbaarheid van personeel. Ook kan een begroting u helpen bij het maken van keuzes. Dan is het aan te bevelen om niet met één begroting te werken maar met verschillende scenario’s. 

Twee hulpmiddelen

• 1. Praktijkscan

Met de praktijkscan voor de zorg krijgt u een totaalbeeld van het reilen en zeilen binnen uw praktijk. Wat gaat goed en op welke terreinen is winst te behalen? Aan de hand van een vragenlijst kunt u uw praktijk op verschillende terreinen beoordelen. Hierdoor ontstaat een spindiagram. Het grote voordeel van de praktijkscan is dat deze kan worden ingevuld door de directe betrokken binnen uw praktijk: de eigenaren, de praktijkmanager en uw adviseur. Op die manier ontstaat een fotomoment van uw praktijk. De praktijkscan helpt u om doelen te stellen en focus te leggen. Door het gesprek met elkaar te hebben, wordt in uw hele praktijk dezelfde focus gelegd.

• 2. Business Model Canvas

Met dit model brengt u alle bedrijfsaspecten op een overzichtelijke en visuele manier in kaart. Aan de hand van negen bouwstenen beschrijft u uw praktijk, het verdienmodel, klanten, relaties en leveranciers. Waar worden de kosten gemaakt, waar liggen de kansen, wie zijn uw patiënten, wat is uw toegevoegde waarde en hoe kunt u innoveren? Zo krijgt u zicht op welke praktijkonderdelen van essentieel belang zijn en waar eventueel bijsturing nodig is. Het mooie van het Canvas-model is dat er geen dik boekwerk of een heisessie voor nodig is. U kunt direct beginnen en brengt in één overzicht in kaart welke onderdelen van uw praktijk essentieel zijn om succesvol te kunnen zijn. Ook hierbij geldt dat het belangrijk is om alle eigenaren, de praktijkmanager, personeel en uw adviseur erbij te trekken.

In gesprek over doelen

Het gebeurt nogal eens dat een ondernemer mij als accountant vraagt om de begroting op te stellen. En dat is te begrijpen. Wij hebben inzicht in al uw financiële data en ook de tools om snel een goede begroting te maken. U zult echter begrijpen dat wij dat niet alleen kunnen. Eerst zullen we het gesprek met u aangaan over uw praktijkdoelen voor het komende jaar. Welke uitgangspunten en veronderstellingen liggen ten grondslag aan keuzes die u in de toekomst wilt maken? 

Pas als dat helder is, kunnen we u goed helpen bij het opstellen van de begroting. Graag zelfs. Wij geloven dat het gesprek aangaan leidt tot een betere begroting en keuzes voor de toekomst. Echter, het is en blijft uw begroting. Wij kunnen en mogen niet op de stoel van de ondernemer gaan zitten. Daarom zullen wij u dus ook kritisch bevragen op de inhoud van de begroting. Dat mag u van ons verwachten.

Het leven na de begroting: sturen op cijfers

Na het maken van de begroting zit het werk er niet op. Integendeel, dan begint het pas. Periodiek moet u de gerealiseerde cijfers vergelijken met de begroting en waar mogelijk en nodig op tijd bijsturen. Dit noemen we: sturen op cijfers!

Als u dat namelijk niet doet, dan weet u te laat dat uw ondernemersdromen en -doelen niet gehaald worden. Elke ondernemer heeft daarom stuurinformatie nodig, want meten is weten. Het is belangrijk om vooraf de belangrijkste KPI’s te definiëren waar u de praktijk op stuurt. Met behulp van een financieel dashboard heeft u real time inzicht in waar u staat. Ook hierbij helpen wij u graag.

Tot slot

Stel uzelf eens de vraag: Waarom maak ik een begroting? Wat is het doel van de begroting?
Behoud de verbinding tussen uw praktijkdoelen (missie, visie en strategie) en de begroting.
Laat eens iemand van buiten de organisatie kritisch naar uw begroting kijken. Denk aan een accountant, adviseur of andere onafhankelijke partij.

* Deze blog is onlangs als artikel verschenen in het magazine van MedischOndernemen.