Voor veel ondernemers is een jaarlijks kerstdiner met het personeel een terugkerend ritueel. Door de coronacrisis is het de vraag of er dit jaar wel een kerstdiner gehouden kan worden. Een grote strop voor restauranthouders! Of toch niet? De vrije ruimte van de werkkostenregeling (WKR) biedt mogelijkheden. Helpt u mee op een creatieve manier een alternatief te bedenken?

Welke kosten vallen in de vrije ruimte?

De kosten van het jaarlijkse kerstdiner vallen voor de werkgever in de zogenaamde vrije ruimte van de WKR. Ieder jaar is op basis van de fiscale loonsom een vrije ruimte beschikbaar. Voor 2020 geldt éénmalig een verhoogde vrije ruimte van 3% over een loonsom van € 400.000. Boven dit bedrag geldt een percentage van 1,2%.

U heeft een loonsom van € 550.000. Dit betekent dat u een vrije ruimte mag benutten van €13.800 (€ 400.000 * 3% + 150.000 * 1,2%). Dit mag u aan onbelaste vergoedingen verstrekken.

Niet alle kosten die u jaarlijks aan medewerkers verstrekt komen ten laste van de vrije ruimte. Sommige vergoedingen zijn namelijk vrijgesteld. Het hangt dus van het soort kosten af of deze meegenomen moeten worden in de vrije ruimte.

Voorbeelden kosten die niet in vrije ruimte vallen:

• Vaste vergoeding woon-werkverkeer ad € 0,19 per kilometer;
• Abonnementen voor openbaar vervoer;
• Maaltijden bij overwerk.

Voorbeelden kosten die wél in vrije ruimte vallen:

• Kerstpakket (factuurprijs inclusief BTW);
• Kerstdiner of borrels op externe locatie;
• Bedrijfsfitness buiten de werkplek;
• Werkkleding zonder logo’s;
• Bedrijfsfeest op externe locatie;
• Niet verhaalde verkeersboetes op werknemers.

Vastlegging belangrijk

Het is dus belangrijk dat de kosten goed vastgelegd worden in uw administratie. Zo kunt u gedurende het jaar al vaststellen of er nog vrije ruimte beschikbaar is. Wanneer u teveel kosten in de vrije ruimte stopt is er sprake van een overschrijding. Over het meerdere dient dan 80% eindheffing betaald te worden. Het is zuur om daar achteraf mee geconfronteerd te worden. Tussentijds inzicht kan een hoop (onnodige) kosten besparen. Of zelfs leiden tot creatieve ideeën om andere ondernemers te helpen!

Vrije ruimte tijdig benutten

Dit jaar hebben veel medewerkers thuis gewerkt. Daarnaast is het percentage vrije ruimte dit jaar hoger dan andere jaren. De kans is aanwezig dat er dit jaar nog extra vrije ruimte beschikbaar is om in te zetten. Maak deze maand vast een inschatting hoeveel vrije ruimte u dit jaar nog kunt benutten. Uw accountant kan daarbij helpen. Bepaal vervolgens hoeveel budget u nog heeft voor de komende twee maanden.

Tip: Zet beschikbare vrije ruimte in om lokale ondernemers te helpen

Bedenk een creatieve manier om ondernemers in uw eigen regio te helpen met uw beschikbare vrije ruimte. Veel ondernemers gebruikten vorig jaar een deel van deze vrije ruimte voor een kerstdiner of kerstpakket. De kans is groot dat een gezamenlijk kerstdiner dit jaar niet mogelijk is. Een strop voor restaurants of toch niet?

Verras uw medewerkers en lokale ondernemers met het meest creatieve idee! Geef uw medewerkers bijvoorbeeld:

• een tegoedbon voor een afhaalmaaltijd die zij besteden bij een lokaal restaurant. Maak daarover afspraken met het restaurant;
• een kerstpakket met lokale producten, waarmee u meerdere ondernemers steunt;
• een kadobon die bij lokale ondernemers kan worden besteed.

Zo snijdt het mes aan meerdere kanten:

• U benut uw vrije ruimte op een creatieve manier;
• U geeft uw medewerkers een alternatief voor het jaarlijkse kerstdiner;
• U helpt lokale ondernemers om deze moeilijke periode door te komen.

Bedenkt u het meest creatieve idee om dit jaar uw beschikbare vrije ruimte slim in te zetten?