Thuiswerken is in coronatijd inmiddels het nieuwe normaal. Niet iedere werknemer beschikt echter thuis over de noodzakelijke middelen daarvoor. Wat kunt u als werkgever daarin betekenen voor uw werknemer(s)? Welke vergoeding of verstrekking kunt u daarnaast mogelijk stopzetten, vanwege het thuiswerken van uw werknemer(s) in coronatijd?

Noodzakelijk

Indien uw liquiditeitspositie dat momenteel toelaat, kunt u als werkgever gereedschap, computers (laptops/tablets), mobiele communicatiemiddelen (smartphones) en dergelijke apparatuur (printers) aan uw personeel (geen bestuurder of commissaris) vergoeden, verstrekken dan wel ter beschikking stellen. De voorwaarde hiervoor is dat de voorziening moet voldoen aan het zogenaamde noodzakelijkheidscriterium. Hieraan wordt voldaan, indien:

• de voorziening noodzakelijk is voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking;
• u de voorziening betaalt en de kosten niet doorberekent aan de werknemer; en
• de werknemer de voorziening moet teruggeven of de restwaarde van deze voorziening aan u moet betalen als hij deze niet meer nodig heeft voor de dienstbetrekking.

Kortom, u dient aan te kunnen tonen dat de werknemer de voorziening nodig heeft en gebruikt, althans gericht is op een optimale bedrijfsvoering. De mate van het zakelijke gebruik van de voorziening is daarbij niet doorslaggevend. Daarom vormt een privévoordeel van de noodzakelijke voorziening voor de werknemer geen loon. Een eigen bijdrage voor privégebruik komt ten laste van het nettoloon van de werknemer.

Voorbeeld:
Indien uw werknemer thuis zonder internet zijn dienstbetrekking niet goed kan uitoefenen, kunt u zijn abonnementskosten gericht vrijgesteld vergoeden. Als uw werknemer een 2-in-1-pakket (internet en televisie) heeft afgesloten bij een provider, dan vergoedt u het deel van de factuur dat voor de internetaansluiting is. Een eventuele vergoeding voor het restant (televisie) vormt loon, wat echter mogelijk als eindheffingsloon kan worden aangewezen.

Hulpmiddelen die niet voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium, zijn eveneens gericht vrijgesteld, indien de werknemer het hulpmiddel voor tenminste 90% zakelijk gebruikt. Hieronder vallen ook de hiervoor vermelde categorie voorzieningen, indien die naar het oordeel van de werkgever niet noodzakelijk zijn.

Arbovoorzieningen

Naast de noodzakelijke voorzieningen, kan de werkgever ook arbovoorzieningen voor in de werkruimte thuis van de werknemer gericht vrijgesteld vergoeden, verstrekken of ter beschikking stellen als:

• die arbovoorzieningen samenhangen met werkgeversverplichtingen op grond van de Arbowet;
• de werknemer die voorzieningen (gedeeltelijk) gebruikt in de werkruimte;
• de werknemer geen eigen bijdrage voor die voorzieningen betaalt;
• de inrichting van de werkruimte thuis:
  • zodanig is dat de werknemer zo veel mogelijk zittend en op een ergonomisch verantwoorde manier zijn werk kan doen; en
  • de nodige voorzieningen voor een doelmatige kunstverlichting bevat.

Voorbeelden:
Een bureaustoel, een tafel of een bureaulamp zijn voorbeelden van arbovoorzieningen die onder deze gerichte vrijstelling vallen.

Vaste reiskostenvergoeding

Hoewel er geen wettelijk recht bestaat voor werknemers op een reiskostenvergoeding, kunnen werkgevers een vaste onbelaste reiskostenvergoeding geven aan werknemers die naar een vaste arbeidsplaats reizen. Hiervoor bestaan diverse methoden.

Naast de methode voor een vaste vergoeding met nacalculatie of op declaratiebasis, bestaat de wettelijke regeling. Hiervoor geldt als voorwaarde dat bij een fulltime dienstverband een werknemer hoofdzakelijk, ofwel minimaal 128 dagen per kalenderjaar, naar een vaste arbeidsplaats reist. Voor werknemers in deeltijd dient dit naar evenredigheid te worden berekend. Een andere methode betreft de praktische regeling, die kan worden gehanteerd voor werknemers die niet hoofdzakelijk, maar wel doorgaans, ofwel minimaal 36 weken op jaarbasis, naar een vaste arbeidsplaats reizen.

In de huidige periode waarin werknemers thuiswerken, kan het voorkomen dat niet meer wordt voldaan aan de voorwaarden van de betreffende methode. Dat is bijvoorbeeld het geval bij een afwezigheid van minimaal zes aaneengesloten weken van de vaste arbeidsplaats. In dat geval kan in de lopende en eerstvolgende kalendermaand de vergoeding nog onbelast worden uitbetaald. Daarna mag de vergoeding pas weer onbelast worden uitbetaald vanaf de maand na de maand waarin de werknemer weer gaat werken.

Voorbeeld:
Vanaf 16 maart jl. is het de norm om thuis te werken tot in ieder geval 15 mei 2020. Dat zou betekenen dat in maart en april 2020 de reiskostenvergoeding nog onbelast mag worden uitgekeerd. Per 1 mei 2020 dient die vergoeding te worden stopgezet, althans als de werkgever wil voorkomen dat de reiskostenvergoeding vanaf dan niet wordt belast als loon van de werknemer. Als in mei 2020 weer mag worden gereisd naar de vaste arbeidsplaats, kan de reiskostenvergoeding pas vanaf 1 juni 2020 weer onbelast worden uitbetaald.

De Staatssecretaris van Financiën – Fiscaliteit en Belastingdienst heeft in zijn Kamerbrief van 14 april 2020 aangegeven dat dergelijke effecten nu in deze thuiswerktijden ongewenst zijn. Daarom wordt in een beleidsbesluit geregeld dat de werkgever die een vaste reiskostenvergoeding aanbiedt, hieraan geen gevolgen hoeft te verbinden. Desondanks kan de werkgever eenzijdig de reiskostenvergoeding stopzetten, als er niet wordt gereisd.

Vergoeding voor kantinemaaltijden

Een vergoeding die regelmatig door werkgevers wordt ingehouden bij werknemers, betreft een vast bedrag in verband met het voordeel van kantinemaaltijden. Als werknemers thuiswerken, hebben de werknemers dit voordeel niet meer en kan de inhouding achterwege blijven.

Als werkgever kunt u in deze coronacrisis uw werknemer(s) met de noodzakelijke voorzieningen en arbovoorzieningen faciliteren, terwijl u de vaste reiskostenvergoeding onbelast mag blijven aanbieden en de vergoeding voor kantinemaaltijden kunt stopzetten. Ofwel, thuiswerken loont in de anderhalvemetersamenleving.