Groeit je bedrijf hard? Dan herken je misschien de groeipijn van de dienstverlener waar ik onlangs meedacht over procesoptimalisatie.
Deze onderneming levert facilitaire ondersteuning bij sportclubs. De afgelopen jaren is het bedrijf sterk gegroeid en de verwachting is dat de groei de komende vier jaar nog eens verdubbelt. Bij zo’n sterke groei is het van groot belang dat je de zaken goed op de rit hebt. Dat was nu juist waar het knelde: deze onderneming heeft serieuze groeipijn die op termijn tot stagnering van de groei zou kunnen leiden.
Probleemanalyse
In het kennismakingsgesprek met de ondernemer en zijn financiële man was het direct vuurwerk tussen beiden. Beiden erkenden wel dat er iets moest gebeuren om de onderneming toekomstbestendig te houden, maar de weg daarnaartoe was voor beiden niet helder. Kort gezegd dacht de ondernemer dat de oplossing eenvoudig was, terwijl zijn financiële man dacht dat dit veel complexer was. Beiden waren niet in staat om buiten de huidige werkprocessen naar een oplossing te zoeken. Er werden soms oplossingen bedacht die een paar weken werden gehanteerd, maar door de ‘waan van de dag’ al snel weer werden losgelaten. En zo blijven de knelpunten bestaan:
- Er is geen managementinformatie beschikbaar of de informatie komt te laat om tijdig bij te sturen.
- Er is geen inzicht in opbrengsten van projecten.
- Er is onzekerheid of alle werkzaamheden voor de opdrachtgevers tot omzet leiden.
- Er is een enorme werkdruk waardoor er een grotere noodzaak is om het werk weg te krijgen dan om veranderingen te accepteren.
Aanpak van deze case
Ik ben begonnen om de knelpunten verder in kaart te brengen. Dat doe ik door met het kantoorpersoneel stap voor stap door te nemen hoe zij hun werk doen. Welke informatie hebben zij nodig, welke informatie produceren ze, op welke wijze leggen ze die informatie vast, enzovoorts? Dan kom je tot interessante inzichten: spreadsheets worden veelvuldig gebruikt en handmatig gevuld. Informatie wordt handmatig vanuit het ene softwaresysteem gekopieerd in het andere. Er wordt informatie afgedrukt en gearchiveerd zonder dat iemand weet waarvoor. De belangrijkste facturatiestroom wordt gebaseerd op een handmatig gevulde spreadsheet. Al met al zorgt dat voor een behoorlijke inefficiency en stevige risico's in zowel financiële als operationele processen. De volgende stap is dat we samen oplossingen bedenken, waarbij ik het veranderingsproces begeleid. Herkent u iets hiervan binnen uw onderneming? Mail me voor een kennismaking. Samen komen we verder!
Deze blog is onlangs als column gepubliceerd in het tijdschrift Business in Barneveld.
